Tagungsservice

Wir bieten Ihnen eine Vielzahl an Serviceleistungen im Tagungs-, Event- und Kongressbereich an:

Wir helfen Ihnen bei der Locationsuche und schlagen Ihnen die passenden Räumlichkeiten vor, vom klassischen Tagungshotel und Kongresszentrum bis hin zu einer Special-Event-Location der Industriekultur.

Beim Teilnehmermanagement bleibt von der Entgegennahme der Anmeldungen (online oder per Anmeldeformular) bis hin zur Finanzabwicklung sowie einer möglichen Hotelbuchung alles in unserer Hand. Die Teilnehmerregistrierung inklusive Inkassoservice können wir Ihnen aufgrund der Online-Registrierungsmöglichkeit für jede Veranstaltungsart anbieten. Mit Hilfe eines professionellen Systems sowie unserer jahrelangen Erfahrung sorgen wir für einen reibungslosen Ablauf der Anmeldephase.

Mit Zimmerkontingenten in der Bochumer Hotellandschaft sowie in den Nachbarstädten können wir Ihren Teilnehmern, Gästen und Referenten passende Übernachtungsmöglichkeiten anbieten. Die Hotelzimmervermittlung, die Sie u. a. über einen Link auf Ihrer Veranstalterhomepage integrieren können, erleichtert eine aufwendige Hotelsuche. Wir verwalten die Hotelkontingente für Sie und gestalten die Buchungsmöglichkeiten übersichtlich für Ihre Gäste.

Ihre Veranstaltung runden wir mit der Gestaltung eines Rahmenprogramms ab und sind gerne mit einem Kongressbüro vor Ort für Sie tätig.

Profitieren Sie von unserem Service, modernster Technik und erstklassigen Hotelkontakten und vereinfachen Sie sich die Organisation und Koordination Ihrer Veranstaltung.

Nachfolgend stellen wir Ihnen unsere Serviceleistungen mit verschiedenen buchbaren Tagungspaketen vor, die auch beliebig miteinander kombiniert werden können:


Paket I        Hotelzimmervermittlung

Das Paket I beinhaltet den kompletten Ablauf einer Hotelzimmervermittlung. Sie geben uns das Datum, den Veranstaltungsort und die ungefähre Anzahl der Teilnehmer, wir machen den Rest für Sie, sodass Ihren Gästen eine bequeme Buchung der passenden Unterkunft garantiert ist.

  • Einholung der Zimmerpreise und Kontingente
  • Verwaltung und Dokumentation der Zimmerkontingente
  • Annahme und Bestätigung von Buchungen per Fax, E-Mail, Telefon
  • Erstellung eines Online-Hotelbuchungsformulars deutsch / englisch + eines Links zur Einbindung in die Veranstalter-Homepage, wodurch die Teilnehmer direkt ihre Hotelzimmer buchen können (optional, kostenpflichtig)
  • Erstellung eines Fax-Hotelbuchungsformulars deutsch / englisch (optional, kostenpflichtig)
  • Information über den Buchungsstand für den Veranstalter
  • Bereitstellung von Informationsmaterial

Eine Übersicht der Hotels und Unterkünfte finden Sie hier!


Paket II     Teilnehmermanagement

Das Paket II beinhaltet den kompletten Ablauf einer Teilnehmerregistrierung. Flexibel können wir uns dabei an Ihre Anforderungen anpassen und eine individuelle Abfrage für Ihre Teilnehmer generieren. Wir kümmern uns um das Inkasso für Ihre Veranstaltung, ersparen Ihnen viel Arbeitsaufwand und garantieren einen reibungslosen Ablauf mit hoher Servicequalität. 

  • Erstellung eines Online-Kongress-Registrierungsformulars + eines Links zur Einbindung in die Veranstalter-Homepage (kostenpflichtig)
  • Erstellung eines Fax-Registrierungsformulars deutsch / englisch (optional, kostenpflichtig)
  • Abwicklung der Anmeldungen und Buchungsbestätigung
  • Abwicklung sämtlicher Geldflüsse zahlbar per Kreditkarte und Überweisung (kostenpflichtig)
  • Rechnungsversand im Namen und auf Rechnung des Veranstalters
  • Information über den Buchungsstand für den Veranstalter
  • Einstellung sämtlicher Kongressangebote und weiterer Services


Paket III     Kompletter Tagungsservice

Das Paket III beinhaltet den kompletten Kongress – und Tagungsservice der Bochum Marketing GmbH mit der Kombination aus den Paketen Hotelzimmervermittlung und Teilnehmermanagement, bei der folgende Services optional dazu gebucht werden können.

  • Beratung und Kontakt zu möglichen Tagungsstätten
  • Vor-Ort-Kongressbüro mit Informationsauslage und Buchungen vor Ort
  • Druck und Ausgabe von Namensschildern
  • Ausgabe und Versand von Teilnehmerbestätigungen
  • Qualitative Evaluation einzelner Workshops oder der gesamten Tagung durch Online-Befragung der Teilnehmer
  • Erarbeitung und Realisierung von Begleitprogrammen (z. B. Gästeführungen, Stadtrundfahrten, kulturelles Abendprogramm etc.)


Gerne beraten wir Sie telefonisch oder in einem Meeting und stellen ein Servicepaket zusammen, welches auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Den Flyer "Tagen in Bochum - Servicepakete für Veranstalter" finden Sie HIER zum Download.


Kontakt
Bochum Marketing GmbH
Convention Bureau
Huestraße 21 – 23
44787 Bochum

Tel. 0234-904 96 22
Fax 0234-904 96 43
kongress@bochum-tourismus.de
www.bochum-tourismus.de

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0234 96 30 20

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